4. Finanzmanagement // Überblick & Organisation

Wenn du die vorherigen Artikel gelesen hast, hast du bereits viele Tipps & Tricks zu den Themen „Ausgaben minimieren“, „Einnahmen maximieren“ und viele Infos zu weiteren „Goodies“ erhalten.

Aber wie behältst du nun langfristig den Überblick? Wie erkennst du weiteren Optimierungsbedarf? Wie vermeidest du unnötigen Papierkram und verschaffst dir mehr Zeit?

Wir zeigen dir in diesem Artikel, wie du dich organisieren und strukturieren kannst und welche Tools dich dabei unterstützen können.

Viel Spaß beim Lesen!

Die Grundlage, wie bei eigentlich allen Finanzthemen, ist Disziplin.

Hört sich ätzend, abschreckend und anstrengend an – spart dir letztlich aber Zeit, sorgt für mehr Sicherheit und Möglichkeiten.

Was ist hier mit Disziplin eigentlich gemeint?

In erster Linie geht es darum sich mit dem Thema „Finanzen“ überhaupt zu beschäftigen. D.h. nicht nur blind die Maßnahmen umzusetzen, die wir in den anderen Artikel beschrieben haben, sondern es als wiederkehrende Aufgabe und stetigen Prozess zu verstehen. Immer wieder müssen hier und da Anpassungen vorgenommen werden, es ergeben sich weitere oder neue Möglichkeiten, deine persönliche oder finanzielle Situation ändert sich…

Ohne Überblick hast du keine Chance auf Veränderungen oder neue Möglichkeiten zu reagieren.

Und den Überblick behältst du nur, wenn:

• du genau weißt, wann, wieviel und welche Einnahmen du erhältst
• du genau weißt, wann, wieviel und welche Ausgaben du hast
• du jederzeit weißt, über welche finanziellen Mittel du gerade verfügst

Noch besser, du weißt auch, wer, was und warum verursacht:

• Regelmäßige u. unregelmäßige Einnahmen (Quellen, einzelne Beträge, Bestandteile)
• Vertragsübersicht (Konditionen, Laufzeiten, Fristen)
• Auflistung deiner Lebenshaltungskosten (z.B. Wohnen, Energie, Lebensmittel)

Wenn du dir eine Möglichkeit schaffst diese Informationen quasi „jederzeit“ parat zu haben, hast du nicht nur die volle Kontrolle über deine Finanzen, du weißt auch wann, was passiert oder z.B. anzupassen ist. Du kannst jederzeit reagieren, Chancen nutzen, Problemen aus dem Weg gehen und weißt, was du dir leisten kannst.

Wie schaffst du das?

Egal, ob du dich für den klassischen oder den durch Tools unterstützten Weg entscheidest – in beiden Fällen gehst du nahezu identisch vor.

Grundsätzlich müssen wir zwei Phasen unterscheiden, die jedoch aufeinander aufbauen – die Vorbereitung und die regelmäßige Pflege.

Zur Vorbereitung gehören sowohl das Belege Sammeln, Sortieren und Abheften als auch das Erstellen von Vorlagen und weiteren Hilfen. Gerade bei Vorlagen und sonstigen Hilfsmitteln, solltest du dir schon Gedanken über die spätere regelmäßige Pflege (also das Eingeben deiner Zahlen und Infos) machen und es dir so effizient und einfach, wie möglich gestalten.

Hilfen, Vorlagen, Vorbereitung // Beginnen solltest du also mit einer Idee, wie du am schnellsten und besten deine Daten erfassen kannst und dabei jederzeit den Überblick behältst. Ohne ein Finanz-Tool bleibt dir da meist nur ein Tabellen-/Kalkulationsprogramm (wie z.B. Excel). Über verschiedene Tabellenblätter kannst du dir Monats- und Jahresübersichten erstellen und deine einzelnen Einnahmen und Ausgaben erfassen. Zusätzlich kannst du mit Kommentaren arbeiten, um z.B. Vertragsinfos (Laufzeiten etc.) darzustellen. Damit hättest du nun eine Übersicht über deine Finanzen, könntest planen, kalkulieren und hättest dabei immer einen guten Überblick.

Der zweite Teil der Vorbereitung ist da schon deutlich arbeitsintensiver und lästiger und muss leider immer erledigt werden – egal, ob du dich für eine eigens erstellte Lösung oder eine Software entscheidest.

Jetzt geht´s ans Unterlagen Suchen, nach Themen, Bereichen und Datum Sortieren, Ordner Anlegen und Abheften.

Beim Sortieren solltest du direkt zwischen Rechnungen und Vertragsunterlagen bzw. Schriftverkehr unterscheiden. Für deine Rechnungen und Quittungen legst du dir einen „Buchhaltungs-Ordner“ für das jeweilige Jahr an, unterteilst ihn nach Monaten und sortierst die Belege nach Datum ein. Deine Vertragsunterlagen kannst du ebenfalls in verschiedene „Vertrags-Ordner“ (ggf. nach Bereich unterteilt) einheften. Legst du dir z.B. einen Versicherungs-Ordner an, kannst ihn in deine verschiedenen Versicherungen unterteilen und dann deine Unterlagen, wie bei den Belegen, nach Datum einheften.

Nun hast du schonmal all deine Belege und Unterlagen geordnet und vollständig an einem zentralen Ablageort und somit jederzeit greifbar.

Beim dritten Teil der Vorbereitungen, der Bestandsaufnahme, wird es ebenfalls nochmal ein wenig anstrengend. Denn nun musst du dir deinen „Buchhaltungs-Ordner“ schnappen und deine Zahlen erfassen. Vor allem deine Vertragsunterlagen (Versicherungen, Energie, Multimedia etc.) solltest du dir nochmal etwas genauer angucken. Sind sie noch aktuell, laufen sie aus oder bestehen sie schon mehrere Jahre? Die Eckdaten solltest du auf jeden Fall prüfen und z.B. in deiner Excel-Tabelle o.ä. erfassen.

Nun hast du einen guten und vollständigen Überblick über deine Finanzen und Verträge – ein gutes Gefühl!

Kein lästiges Suchen mehr, alles unter Kontrolle und ganz nebenbei dürfte es jetzt wesentlich ordentlicher bei dir aussehen. ;-)

Regelmäßige Datenpflege // Ist die zweite Phase und hört sich erstmal sehr nach Business an – und genau das ist es. Du erfasst regelmäßig (möglichst 1 Mal / Monat) und recht professionell und diszipliniert deine Zahlen. Das machen Unternehmen im Groben nicht anders, wenn auch meist auf andere Weise, und es geht eben auch um eine Art Business – dein persönliches Business!

Wenn du regelmäßig deine Belege und Kontoauszüge durchgehst und alles erfasst bzw. abheftest, hast du grundsätzlich erstmal alle Werkzeuge, um deine aktuelle finanzielle Lage zu beurteilen, zu analysieren und optimieren!

Ein weiterer momentan sehr verbreiteter Trend ist das sog. „Cash-Stuffing“ und ähnliche Vorgehensweisen, die eher an „Oma´s Weisheiten“ erinnern. Zwar sind Tipps von Omas oft wichtig und richtig, aber in diesem Fall sind sie einfach weder zeitgemäß, noch praktisch, sogar gefährlich.

Bargeld von der Bank zu holen und es (in verschiedenen Umschlägen) zuhause zu lagern ist absolut keine gute Idee! Die Grundidee, sich seine Einnahmen in verschiedene Budgets zu unterteilen, also quasi am Anfang des Monats festzulegen, wieviel man für einen Lebensbereich ausgeben kann und möchte, ist sicherlich gut – die Umsetzung nicht.

• sollte es einen erfolgreichen Einbruch geben ist dein Geld futsch
• bevor du das Haus verlässt, musst du wissen, wieviel Bargeld du dir aus welchen Umschlägen nimmst
• nimmst du es aus verschiedenen Umschlägen, musst du im Blick haben, welches Bargeld zu welchen Umschlag gehört
• auf lange Sicht ist das zu unpraktisch und du verlierst den Überblick

Es gibt noch sehr viele Gründe gegen „Cash-Stuffing“ und ähnliche Vorgehensweisen – wichtiger ist aber es gibt noch mehr und viel bessere Alternativen!

Wie du es noch einfacher, zeitsparender und sicherer lösen kannst, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt…

Zwar musst du auch bei der Hilfe von Tools und Software entsprechende Vorbereitungen durchführen – die Arbeit bleibt dir leider nicht erspart – im „laufenden Betrieb“ allerdings können Tools, Software und Apps jedoch eine echte Erleichterung sein und dir jede Menge Zeit und Mühe sparen.

Auch, wenn es für nahezu alles eine Lösung gibt, solltest du dir im Vorfeld Gedanken machen, was du wirklich benötigst. Welche Funktionen sollen vorhanden sein? Spart dir das wirklich Zeit? Muss es immer das teure Premium-Produkt sein oder tut´s auch die kostenlose Variante.

Dazu und zu dem gesamten Thema „privates Finanzmanagement“ beraten wir dich gerne in einem persönlichen und individuellen Coaching – was wir dir grundsätzlich an Lösungen empfehlen können findest bei unserer „Schnelloptimierung“ und nachfolgend:

• Buchhaltungssoftware // Damit du dir nicht eigenständig eine (Excel-) Tabelle stricken und Formeln und Funktionen basteln musst, könntest du dir alternativ auch eine entsprechende Software installieren. Bei den meisten kannst du dir wiederkehrende Buchungen einrichten und musst so regelmäßige Einnahmen und Ausgaben nicht mehr selbst erfassen. Mit diversen Auswertungen und Ansichten hast du einen transparenten Überblick über deine Finanzen. Oft kannst du sogar Belege einscannen, die dann automatisch erfasst werden. Im Idealfall ist bereits ein (Multi-) Bankingtool enthalten – dann kannst du nicht nur all deine Konten damit managen, sondern auch von dort aus Überweisungen etc. vornehmen. Je nach Anbieter ist sogar eine Datenübertragung zu einer Steuer-Software enthalten und du kannst per Klick deine bereits erfassten Daten übernehmen.
• Bankingsoftware (Multibanking-Tool) // Mit der richtigen Banking-Software kannst du all deine Konten in einem Tool/einer App managen. Überweisungen, Daueraufträge, aber auch Order für deine Depots, Überblick über deine Kreditkarten und teilweise auch über deine Bezahldienste, wie z.B. PayPal. Mit der entsprechenden App, kannst du Belege scannen/fotografieren und direkt überweisen oder nur archivieren. Teilweise gibt es auch die Möglichkeit zu kategorisieren und einzelne Budgets zu vergeben – dann hast die Möglichkeit jederzeit den Überblick über deine einzelnen Lebensbereiche zu haben. Wie bereits erwähnt, ist es am sinnvollsten, wenn dein (Multi-) Bankingtool auch bereits eine Buchhaltungssoftware enthält…oder eben anders herum.
• Steuersoftware // Ob mit oder ohne Datenübernahme aus deiner Buchhaltungssoftware – mit einer guten Steuersoftware sparst du dir jede Menge Zeit. Hast du dich einmal per Zertifikat bei deinem Finanzamt registriert und deine Daten erfasst, sparst du in den Folgejahren sogar noch mehr Zeit, denn du kannst deine Daten aus dem Vorjahr übernehmen und sogar deine bereits beim Finanzamt hinterlegten Daten (Lohnsteuerbescheinigung, ggf. Finanz- u. Versicherungsdaten etc.) abrufen. So sparst du dir die meisten Eingaben und musst in vielen Fällen lediglich die Daten kontrollieren. Mit vielen Tipps & Tricks und vor allem einer Logikprüfung und automatisierten Kontrolle deiner Eingaben, hilft dir die richtige Software den höchstmöglichen Erstattungsbetrag zu erhalten und bewahrt dich vor teils teuren Fehlern.
• „Haushaltsbuch“ // Wenn entsprechende Funktionen nicht bereits in deinem Banking-Tool / App enthalten sind solltest du dir dafür ein separates Tool bzw. am besten eine App installieren. Vor allem mit einer App kannst du jederzeit und überall deine Einnahmen und Ausgaben in den jeweiligen Lebensbereichen (Budgets), die du vorher festlegen kannst, erfassen. Damit weißt du immer, wieviel du dir noch leisten kannst. Die Vorteile einer separaten App sind, dass sie genau dafür ausgelegt ist, somit entsprechende Funktionen hat, entsprechend komfortabel ist und du auch Transaktionen in bar erfassen kannst!

HINWEIS: zu fast jeder Software gibt es meist auch eine App-Variante. Entweder generell oder in Kombination mit dem Tool, das du dir auf dem PC/Notebook installiert hast!

Eine weitere Hilfe sind Vertragsmanagement-Tools, die dich jederzeit über deine laufenden Verträge z.B. bezüglich Konditionen, Laufzeiten und Fristen informieren. Wenn du gleichzeitig auch Verträge (Energie, Internet, Mobilfunk, Versicherungen etc.) miteinander vergleichen und bequem wechseln willst, kannst du z.B. das Vertragsmanagement von Check24* (aus unserem QuickOpt-Programm) nutzen und so regelmäßig die für dich besten Konditionen erhalten. Per App oder Web-Konto hast du nicht nur einen Gesamtüberblick über all deine Verträge und weißt wie lange sie zu welchen Konditionen laufen, du kannst sie auch jederzeit vergleichen, zum Ablaufdatum kündigen und dir einen neuen Anbietern aussuchen. Die Abwicklung geschieht einfach, schnell und unkompliziert im Hintergrund. UND: oben drauf gibt es meist noch Cashback oder Sammelpunkte, die du z.B. für deine nächste Urlaubsreise nutzen kannst!

Du siehst, es gibt zahlreiche Möglichkeiten, aber auch die Notwendigkeit den Überblick über seine Finanzen und Verträge zu behalten.

Wir unterstützen dich gerne mit unserem kostenlosen QuickOpt-Programm oder einem individuellen Coaching!